鼓浪屿管委会关于印发 《档案管理工作暂行办法》的通知

机关各处室，所属单位： 

　　为进一步规范管委会系统档案管理工作，根据厦门市档案管理工作有关规定，经管委会主任办公会研究通过，现将《鼓浪屿管委会档案管理工作暂行办法》印发你们，请认真遵照执行。

 

 

 

鼓浪屿管委会

                               2018年4月20日

鼓浪屿管委会档案管理工作暂行办法

　　

第一章  总 则

　　第一条  为进一步加强和规范鼓浪屿管委会系统档案工作的管理，实现档案管理工作的规范化、制度化，根据《中华人民共和国档案法》和《厦门市<归档文件整理规则>实施细则》（厦档〔2016〕14号）的有关规定，结合管委会实际情况，制定本办法。 

　　第二条  本办法所称的档案，是指过去和现在管委会机关各处室和所属单位在工作中接收或拟制的，具有保存价值的各种载体的文件材料（包括文字、图表、照片、录音录像、电子文件、实物等）。 

　　第三条  档案是管委会系统开展工作、活动的经验积累和客观反映，是开展活动和工作的印迹。各单位负责人应重视本单位、本部门档案资料立卷和管理工作，实现档案的规范管理和有效利用。 

　　  

　　第二章 档案的归档范围与保管期限 

　　第四条  各单位在工作活动中形成或接收的具有保存价值的文件材料均属归档范围。 

　　第五条  机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期分为30年、10年。 

第六条 永久保管的文书档案主要包括：

　　（一）上级机关制发的具有方针政策性、法规性、规范性等重要问题的综合性工作文件材料。 

　　（二）上级机关制发的属于管委会主管业务的重要文件材料。 

　　（三）上级和本级领导对重要业务问题的批示件、相关督办单、办理情况反馈等文件材料。 

（四）重大活动的方案、报告、领导讲话等主要文件材料。 

（五）管委会的历史沿革、人事任免与表彰先进(含区级以上）、党纪政纪处分等文件材料及干部职工调动工作时制发或接收的文件材料。 

　　（六）管委会制发的规定、办法、规章等文件材料，管委会制发的效能建设工作文件、安全防范应急预案。 

    （七）管委会在重要活动、文化遗产保护规划编制及重要调研课题、基建工程、风貌建筑修缮项目、重大设施设备购置等方面签订的重要文件材料。 

　　（八）管委会固定资产管理的文件材料。 

　　（九）同级机关、下级机关关于重要问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。 

　　（十）管委会年度阶段性工作规划、计划、总结等材料。 

（十一）《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）中规定的其他应永久保管的文件材料。 

第七条  列入30年定期保管的文书档案主要包括：

　　（一）请示、批复、通知、名单、日程、报告、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本。 

　　（二）上级和本级领导关于一般业务问题的批示件、相关督办单、办理情况反馈等文件材料。 

　　（三）上级机关制发的关于风景名胜区工作需要管委会贯彻执行的重要文件材料。 

　　（四）上级机关、同级机关关于保密、档案、信访等行政事务需要管委会贯彻执行的重要文件材料。 

　　（五）管委会主办的关于一般业务问题的机关联合行文文件材料和管委会协办的关于重要业务问题的机关联合行文文件材料。 

　　（六）管委会人事工作制度、规定、办法等文件材料和受区级（不含）以下表彰、奖励的相关文件材料。 

　　（七）管委会制发的关于固定资产、公务用车、环保节能管理的各类数据等台账材料。 

　　（八）部门财务预算、物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让，一般公务接待等文件材料。 

（九）党员教育、管理等有关党建文件和勤政建设、纪检、监察、党风党纪教育等相关文件材料。 

（十）本机关年度绩效管理工作方案、效能督查工作开展的重要情况报告、处理本机关工作人员效能问题文件（给予有关人员效能告诫、诫勉教育等处理）、下级机关及所属单位有关效能建设重大问题的专题报告。

　　（十一）《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）中规定的其他保管期限为30年的文件材料。 

第八条 列入10年定期保管的文书档案主要包括：

（一）上级机关制发的需要管委会贯彻执行的一般文件材料。 

　　（二）上级机关、同级机关关于保密、档案、信访等行政事务需要管委会贯彻执行的一般文件材料。 

　　（三）管委会协办的关于一般业务问题的机关联合行文文件材料。 

　　（四）管委会制发的有关景区制度、评价考核、效能督查和绩效管理的一般文件材料。 

　　（五）部门年度工作计划、总结、统计材料等文件材料。

（六）管委会编写的简报、情况反映、工作信息等文件材料。 

（七）机关办公楼办公设施设备管理的文件材料。 

　　（八）宣传、庆祝、纪念活动、新闻报道等相关文件资料。

　　（九）《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）中规定的其他保管期限为10年的文件材料。

第九条 管委会系统各处室电子公文参照有关纸质文件的归档范围归档并划定保管期限。机关形成的人事、会计、公房及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

 

　　第三章  档案的归档要求与移交 

　　第十条  归档文件应符合如下质量要求 

　　（一）归档文件力求真实、及时、完整、准确。已破损的文件应予修裱，字迹模糊或易退变的文件、热敏传真纸文件应复制，并附于原件后一并归档。 

　　（二）整理文档所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求。文件整理归档时要清除金属物，纸张幅面尺寸小于国际标准A4型纸的应当加贴衬纸，超过国际标准A4型的按A4规格加以折叠。 

　　第十一条  文件材料的整理归档 

　　（一）归档文件的整理以件为单位进行。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。 

　　（二）文件材料应按事由结合时间、重要程度、相关性等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 

　　（三）归档文件应按件装订，原则上用线装订，采用“三孔一线”的方法左侧装订，装订线两头分别留线打死结。 

　　（四）文件材料归档应组成案卷，归档案卷的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 

　　（五）案卷的卷内文件材料应当按照排列顺序，采用阿拉伯数字逐张编写页号。一本案卷编写一个流水页号，单面书写的文件材料在其右上角编写页号；双面书写的文件材料在其正面的右上角和背面的左上角编写页号。案卷封面、卷内文件目录、卷内备考表不需编写页号。 

　　（六）各案卷应编制卷内文件目录，并放置在卷内所有文件材料之前，卷内文件目录应按照卷内文件材料的排列顺序逐份填写，一份文件材料填写一条卷内文件目录。 

　　（七）档案案卷依次由案卷卷皮封面、卷内文件材料、备考表、案卷卷皮封底等五个部分组成。案卷卷皮封面、备考表应按规定填写清楚，字迹清晰、工整。案卷卷皮可根据实际需要采用硬卷皮或软卷皮，硬卷皮卷脊式样参照案卷封面项目进行填写；采用软卷皮装订的案卷应区分年度、区分保管期限装入档案盒并填写档案盒封面、盒脊，档案盒盒脊起止卷号填写盒内第一卷档案盒最后一卷档案的归档号，中间用“—”号连接，其他项目填写参照案卷封面项目。 

　　（八）档案案卷采用“年度—问题（机构）—保管期限”的分类方法进行分类并从“001”开始逐卷编制案卷归档号。即先按归档文件的形成年度分类，在每个年度内，按问题（机构）设置类目，再根据保管期限分类排序，再按案卷排列顺序依次从“001”开始编制归档流水号。 

　　（九）档案案卷应按照分类方法及案卷排列顺序，编制管理案卷目录。案卷目录包括：年度、事项名称、保管期限、档号等。 

　　（十）管委会文件档案可聘请相关专业人员协助整理。 

　　（十一）本办法未尽事宜，参照《厦门市<归档文件整理规则>实施细则》（厦档〔2016〕14号）进行归档。 

　　第十二条  电子公文归档需要符合下属条件 

　　（一）必须将具有永久和长期保存价值的电子公文制成纸质公文与源电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。 

　　（二）需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应符合规范要求的机读目录。 

　　（三）归档的电子公文，应按管委会档案分类方法进行分类整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，1套封存保管，1套异地保管，1套提供利用。 

　　（四）本办法未尽事宜，参照国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》进行归档。 

　　第十三条  档案的移交要求

（一）管委会机关各处室及所属单位应指定专人负责文件收集、整理归档工作,定期组织兼职档案员参加档案业务培训，提高档案人员业务素质。

    管委会党建管理、政务管理、各处室业务管理中列入归档范围的文件材料，应于每年4月份前向管委会办公室移交归档;重大活动（申遗）、建设工程中形成的材料，在任务完成后或告一段落或随时向管委会办公室移交归档。档案移交时，交接双方根据交接文据清点核对，并履行签章手续。交接文据一式两份，交接双方各存一份。 

　　（二）管委会档案管理专员须在每年6月前清点、整理属于管委会档案室接收范围的档案资料，即本单位履行职能活动中形成的具有永久和定期保存价值的档案。文书档案应包含与之对应的电子档案。 

　　列入管委会档案室接收范围的档案资料，应按规定在每年4月前向管委会档案室移交。文书档案和专门档案自形成之日起1年移交；电子文件自形成之日起满1年移交；声像、音视频档案和实物档案自形成之日起满1年移交。 

　　管委会档案管理专员在将列入移交范围的档案移交管委会档案室时，应填写档案交接文据，并签字盖章。管委会工作人员需妥善保管相关交接文据。 

　　（三）本办法第二章第六条一、二、三项所述文件材料，上级机关为厦门市（含）以上的，由管委会办公室负责整理移交档案管理专员。

　　（四）因特殊原因档案需提前或推迟移交档案管理专员的，相关单位、部门负责人应提前与管委会办公室报告，经管委会分管领导批准同意后方可变更进档案室时限。 

　　  

第四章  档案保管及保密制度

第十四条   管委会档案应集中统一保管在专门的档案室，档案室配备档案“八防”设备，档案管理专员应做好档案室的管理工作。

（一）档案室必须配备必要的设施、设备，达到防盗、防火、防尘、防虫、防光、防潮、防霉、防高温、防有害生物、防有害气体等基本要求，确保档案的安全，档案室内严禁存放杂物。

（二）档案室由专兼职档案管理专员进行管理。管委会档案管理专员要严格执行保密法律法规，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案的完整与安全。严格执行档案出入库登记制度。非管委会档案管理专员不得进入档案室。

 

　　第五章  档案的借阅 

　　第十五条   管委会内部工作人员需查阅档案的，应当履行借阅审批手续，报管委会分管领导或主要领导批准。 

　　第十六条  有复制件的或数字化处理的档案，一律以复制件或数字化档案提供借阅。 

　　第十七条  档案资料的借阅利用必须事先填写《鼓浪屿管委会档案资料借阅审批表》，经审批同意后方可借阅。档案资料一般不外借，确因工作需要外借的，外借时间一般不超过1天，借出的档案应按照规定时间及时如数归还。到期仍需继续外借的，必须办理续借手续，并提供续借函（管委会办公室签章）。归还时必须当面点交清楚，并办理注销手续。 

　　  

　　第六章  档案的鉴定与销毁 

　　第十八条  对已超过保管期限且失去保存价值的档案材料，由管委会系统相关单位提出申请并填写档案销毁审批表，报管委会分管领导或主要领导审批后方可销毁。档案管理专员应建立销毁清册，销毁清册及相关材料应立卷存档，永久保存。 

　　第十九条  没有提出申请，未经鉴定和批准的，严禁销毁任何档案，违者严肃查处当事人员。 

　　  

　　第七章  附 则 　  

　　第二十条  本暂行办法由管委会办公室负责组织实施，所属企业事业单位参照执行。 

　　第二十一条 本暂行办法由管委会办公室负责解释。 

　　第二十二条 本暂行办法自印发之日起实施。